Wystawianie faktur nie musi być już żmudne i męczące jak dawniej. Obecnie faktury są coraz rzadziej tworzone w formie papierowej. Z powodzeniem zastępują je bowiem faktury elektroniczne.
Dzięki temu wystawianie faktur jest możliwe w każdym miejscu, o każdej porze. Jest to bardzo ważne w erze mobilności. Istnieje wiele programów umożliwiających ich szybkie przygotowanie. Co więcej, często są całkowicie darmowe i nie wymagają instalacji na komputerze. W sieci znajdziemy wiele stron internetowych, które oferują niezwykle szybkie stworzenie dokumentu w programie online.
Program do faktur online powinien być czytelny i intuicyjny w obsłudze, najlepiej gdy posiada wiele udogodnień, zarówno podstawowych, jak i bardziej zaawansowanych. Zdawać by się mogło bardzo trywialną, a jednocześnie przyspieszającą pracę funkcją jest przypisywanie kolejnego numeru i aktualnej daty wystawienia faktury. Wygodną opcją jest również możliwość bezpośredniej wysyłki dokumentu w formacie PDF jako załącznika do e-mail’a. Z podstawowych udogodnień na pewno pomocna będzie baza danych klientów lub firm, tworzona przez system automatycznie przy sporządzaniu pierwszej dla danej firmy faktury. Podczas przygotowywania kolejnego dokumentu dla danego odbiorcy, program automatycznie podpowie nam jego dane, co w znacznym stopniu przyspieszy tworzenie dokumentu.
Wiele programów do fakturowania online ma do zaoferowania automatyczny przelicznik walut według aktualnego kursu, co z pewnością ucieszy tych, którzy często wystawiają swoje dokumenty na kwoty w obcych walutach. Szybkie fakturowanie w programach online powinno także umożliwić wpisywanie kwot netto lub brutto i automatyczne przeliczanie pozostałych kwot.
Świetną funkcją jest możliwość ustawienia realizacji faktur cyklicznych, co sprawdzi się w przypadku, gdy mamy stałych klientów i wystawiamy im faktury co pewien określony czas. Możliwa jest prosta konfiguracja odstępów czasowych sporządzania faktur. Co więcej, wystawiony dokument może być także automatycznie wysłany do klienta.
Program do faktur online powinien zapewniać bezpieczeństwo tworzonych i przechowywanych dokumentów. Ważne, aby faktury były zabezpieczane cyfrowo, a wykonywanie kopii zapasowych odbywało się w trybie ciągłym. Aby nie martwić się o bezpieczeństwo danych zapisanych w programie, warto sprawdzić czy są one przechowywane na bezpiecznych serwerach. Najlepiej gdy będą posiadać certyfikat SSL, co jest gwarancją poufności danych przesyłanych elektronicznie.
Aby uzyskać dostęp do programu każdorazowo wymagane jest logowanie z hasłem. To rozwiązanie również zwiększa bezpieczeństwo przechowywanych dokumentów.
Program do faktur online posiada oprócz tego o wiele więcej funkcji, które pozwolą na stworzenie faktury nawet w niecałą minutę! Wszystkie powyższe udogodnienia zapewniają programy, których większa część jest całkowicie darmowa.
Cała gama rozmaitych funkcji sprawia, że fakturowanie będzie odbywać się bez problemów i zbędnych wątpliwości. Dlatego program do faktur online polecany jest nie tylko dla zaawansowanych sprzedawców, ale także dla początkujących.
