W prowadzeniu biznesu, zwłaszcza takiego, który opiera się na systematycznym wystawianiu i otrzymywaniu faktur, niezwykle ważne jest zapewnienie porządku w dokumentacji finansowej. Jednym z ważnych etapów prawidłowej ewidencji księgowej jest tzw. dekretowanie faktur. Choć pojęcie to może brzmieć nieco skomplikowanie, w rzeczywistości chodzi o dość prosty, ale bardzo istotny proces polegający na właściwym przyporządkowaniu każdej faktury do odpowiednich kont księgowych. Wpływa to bezpośrednio na przejrzystość rozliczeń finansowych, zgodność z przepisami oraz na bieżącą kontrolę sytuacji majątkowo-finansowej przedsiębiorstwa.
Czym jest dekretowanie faktur?
Dekretowanie to nic innego jak wskazanie, w jakich miejscach w systemie księgowym ma zostać ujęta dana faktura. Każdy dokument musi zostać wprowadzony tak, aby można było łatwo prześledzić, jakie koszty lub przychody zostały z niego rozliczone. Proces ten dotyczy zarówno faktur zakupowych, jak i sprzedażowych.
W praktyce dekretowanie opiera się na kilku głównych elementach. Przede wszystkim potrzebne są szczegółowe informacje o samym dokumencie: numer faktury, data wystawienia, data otrzymania lub sprzedaży, dane kontrahenta, kwoty netto, VAT, brutto, a także opis towaru lub usługi. Następnie przychodzi czas na najważniejszy krok – przypisanie odpowiednich kont księgowych. Zwykle bazuje się na wcześniej opracowanym planie kont, który jest dostosowany do specyfiki działalności firmy. To właśnie w tym momencie faktura zostaje „wpięta” w całą strukturę finansowo-księgową przedsiębiorstwa, dzięki czemu możliwe jest właściwe raportowanie i weryfikacja danych.
Jakie są zalety dekretowania faktur?
Dobrze przeprowadzone dekretowanie faktur pozwala na uniknięcie wielu potencjalnych problemów w przyszłości. Ta czynność umożliwia
- bieżącą kontrolę nad stanem finansów – w dowolnym momencie można sprawdzić, jak rozkładają się poszczególne koszty i przychody, czy płatności są realizowane na czas oraz jakie są realne zyski.
- sporządzanie sprawozdań finansowych, deklaracji podatkowych czy też rozliczeń z kontrahentami oraz instytucjami państwowymi.
- łatwiejszą współpraca z biurem rachunkowym czy biegłym rewidentem, gdy przychodzi czas na audyt czy kontrolę skarbową.
W kontekście przejrzystości rozliczeń, dekretowanie stanowi fundament, na którym opiera się prawidłowa ewidencja. Pomyłki w tym obszarze mogą prowadzić do zniekształcenia obrazu sytuacji finansowej firmy. Przykładowo, nieodpowiednio przypisane koszty mogą sprawić, że przedsiębiorstwo wyda się mniej rentowne niż w rzeczywistości, a błędne zadekretowanie należności może prowadzić do opóźnień w ściąganiu płatności od kontrahentów. W efekcie powstają nieścisłości, które mogą utrudnić podejmowanie racjonalnych decyzji biznesowych, a w skrajnych przypadkach doprowadzić do konsekwencji prawnych lub finansowych.
Współczesne programy księgowe pozwalają na zautomatyzowanie wielu czynności. Na przykład, po wcześniejszym wprowadzeniu standardowych schematów księgowych, system może sam proponować odpowiednie konta przy wprowadzaniu nowych faktur. Dzięki temu ryzyko popełnienia błędu jest mniejsze, a księgowanie staje się szybsze i bardziej efektywne. Istotne jest jednak, aby osoba odpowiedzialna za dekretowanie posiadała odpowiednią wiedzę i doświadczenie. Znajomość obowiązujących przepisów podatkowych, umiejętność interpretacji dokumentów oraz zrozumienie specyfiki danej branży to kluczowe czynniki wpływające na jakość i dokładność wprowadzanych danych.
Więcej informacji o tym, na czym polega dekretowanie i kiedy jest konieczne, można znaleźć tutaj:
https://pragmago.pl/porada/na-czym-polega-dekretowanie-faktur-i-kiedy-jest-konieczne/
